Guide complet
Tout ce que Duova propose aujourd’hui, dossier client par dossier client. La version longue du tuto de première connexion, à garder sous la main.
N’importe quelle agence ou studio créatif crée son compte studio en autonomie, sur /login?mode=signup : aucune validation par un opérateur, aucun accès serveur ni connaissance technique nécessaire. Chaque compte est un studio isolé : ses clients, ses données, invisibles de tout autre studio hébergé sur la même instance.
On y saisit d’abord son e-mail, puis on ouvre le lien reçu (valable 24 heures) pour choisir le nom du studio et le mot de passe : l’adresse est ainsi confirmée dès l’inscription. Si l’adresse a déjà un compte, le lien est remplacé par un e-mail « Vous avez déjà un compte » ; l’écran, lui, dit la même chose dans les deux cas, si bien que personne ne peut savoir, en essayant une adresse, si elle est inscrite.
La connexion est protégée dès le premier jour : anti-force-brute (verrouillage 15 minutes après 5 échecs sur un compte), limite d’inscriptions par IP et par adresse (empêche un script de créer des comptes en boucle ou d’inonder une boîte mail), adresse confirmée à l’inscription et réinitialisation de mot de passe par e-mail.
Pas sûr par où commencer ? Le bouton « Dossier de démo » (visible tant qu’aucun client n’existe, et depuis le Carnet d’adresses) ajoute un client fictif entièrement rempli (Univers, Roadmap, Échanges, Fichiers, Devis) à explorer avant de se lancer avec un vrai client. Le tuto de première connexion et la visite guidée à bulles du tableau de bord sont rejouables à tout moment depuis le menu du studio (son nom, en haut) → Aide et tuto.
Duova s’installe comme une application : une icône sur l’écran d’accueil ou dans le Dock, et sa propre fenêtre, sans barre de navigateur. Rien à télécharger depuis un magasin d’applications, et les mises à jour arrivent toutes seules.
Sur iPhone ou iPad : ouvrez Duova dans Safari, touchez Partager, puis « Sur l’écran d’accueil ». Sur ordinateur (Chrome, Edge) : Réglages → Compte & sécurité → « Installer », ou l’icône d’installation dans la barre d’adresse. Safari sur Mac : menu Fichier → « Ajouter au Dock ». Sur iPhone, l’application a sa propre session : connectez-vous en l’ouvrant (fermée, elle vous déconnecte, comme le navigateur).
Un client peut faire de même avec son lien : l’application installée rouvre directement son dossier, sous le nom de votre studio. Duova a besoin d’Internet : sans connexion, une page l’indique et se recharge d’elle-même au retour du réseau. Aucune donnée n’est stockée sur l’appareil.
Un projet = un dossier unique. Tout ce qui concerne ce projet (univers créatif, roadmap, échanges, fichiers, devis, agenda, notes) vit au même endroit, avec un double point de vue Studio ↔ Client dans la même interface (« Voir comme mon client », dans l’en-tête du projet, « Aperçu » sur téléphone ; « Revenir à ma vue » en haut à droite). L’aperçu montre, il n’enregistre rien : c’est votre client qui répond, depuis son lien.
En bas de l’écran, le Dock sert à aller : Accueil (le tableau de bord), Clients (passer d’un client à l’autre, le carnet d’adresses, un nouveau client), Agenda, Fichiers (tous vos fichiers) et Finances. Il ne change jamais. Au bout du Dock, le bouton + sert à créer : visio maintenant, rendez-vous, fichier, mail au client, compte-rendu, proposition, jalon, devis, note, nouveau projet ou client. Dans un projet, tout se fait pour lui ; ailleurs, Duova demande d’abord pour quel projet. Une visio en cours ou qui commence bientôt apparaît en tête du +. En haut : la recherche (⌘K) pour trouver, et le menu du studio, sur son nom, pour les réglages.
Dans un projet, les sections encore vides ne prennent pas une grande tuile : elles se rangent dans « Pour démarrer », chacune sur sa première action (proposer une piste, planifier un rendez-vous, créer un devis…).
À la création d’un client ou d’un projet, un point de départ pré-remplit l’Univers et la Roadmap : un modèle de Duova (Identité visuelle, Site vitrine, Campagne / print, avec un devis brouillon aux lignes types, sans prix : vous mettez vos tarifs), un profil métier (web, architecture, design produit, film, événementiel…) ou l’un de vos modèles. Rien n’est figé, tout reste modifiable ensuite.
Vos modèles : un projet bien rodé ? Touchez « … » à côté de son nom, puis « Enregistrer comme modèle ». Ses blocs, ses jalons (sans les dates) et les lignes de son dernier devis (prix compris) deviennent un modèle, que toute l’équipe peut choisir. Vos clients ne le voient jamais. Renommer ou supprimer un modèle : Réglages, Identité, « Vos modèles de projet ».
Plusieurs projets pour un même client : en bas de la fiche du client, « + Nouveau projet » ouvre un dossier neuf pour ce client (un logo cette année, un site l’an prochain). Ses coordonnées sont reprises et restent communes à tous ses projets ; on passe de l’un à l’autre par les intercalaires juste à côté. Le « … » du projet ouvert le modifie, le marque terminé (il quitte vos projets en cours et vos tâches, mais reste dans vos listes et les messages du client arrivent toujours), l’archive (il sort de toutes les listes, « Annuler » juste après) ou le supprime. Un projet terminé ou archivé le dit en tête, avec « Rouvrir » ou « Restaurer ». Le client garde un seul lien, qui lui montre tous ses projets, y compris les nouveaux. Supprimer un projet laisse les autres intacts (un projet qui a des factures émises s’archive).
Côté studio, le dossier s’ouvre sur un tableau de tuiles : la prochaine action, l’avancement, puis chaque section avec ce qu’elle contient ; un clic ouvre la section en grand. « Personnaliser » range le tableau à votre façon : chaque tuile devient un bloc de sa couleur, et tout le plan tient d’un coup d’œil. Choisissez une disposition toute prête (« Équilibrée », « Création » avec l’Univers et les Fichiers en grand, « Suivi », « Gestion ») et regardez les blocs glisser à leur place, ou attrapez un bloc par sa poignée pour le déplacer (l’ordre vaut pour tous vos projets et toute votre équipe). Votre rangement à vous reste sous « Personnalisée », le temps d’essayer les autres. Le × masque une section inutile dans ce projet : Roadmap, Échanges ou Fichiers ; votre client ne la voit plus non plus. Elle se remet d’un clic (« Masquées dans ce projet »).
Votre client voit les mêmes tuiles, dans l’ordre que vous avez choisi, sans vos brouillons ni les sections encore vides (sauf l’Agenda). En haut, « Ce qui attend votre réponse », un pas à pas : « 1 sur 4 », « Voir » le mène à l’élément, il répond, le suivant arrive, jusqu’à « C’est tout pour aujourd’hui ». Les phases internes de votre projet ne lui sont pas montrées.
Il peut aussi vous écrire depuis son espace : « Écrire au studio » ouvre la Discussion du projet, « Demander un rendez-vous » est dans l’Agenda. Vous lui répondez dans la Discussion, et vous êtes prévenu par e-mail. Les anciennes Notes d’un projet y sont rangées ; pour une note privée, prenez les Tâches : votre client ne les voit jamais.
Votre client reçoit peu d’e-mails. Ce que vous lui envoyez (proposition, fichier, devis, réponse sur un fichier) part en un seul e-mail, au plus un par heure, avec un bouton vers son espace.
Votre tableau de bord (la page d’accueil) s’ouvre sur quatre chiffres avec leur petit graphique : l’agenda des 7 prochains jours (jour par jour), l’avancement moyen de vos projets, qui doit agir (vous ou vos clients) et ce que vous avez encaissé mois par mois : passez sur une colonne pour lire sa valeur. Il est ensuite rangé comme un dossier, tous projets réunis : « À traiter en priorité » (et « Ensuite »), « Cette semaine » (vos rendez-vous, et ceux de votre agenda Google ou iPhone s’il est relié), « Projets en cours » (avancement, et qui a la main), « Chez vos clients » (ce qui attend leur réponse : de quoi relancer), « Mails » (à vous de répondre, en attente de réponse) et « Finances ». Chaque ligne ouvre le bon projet directement sur l’élément ; « Personnaliser » range aussi ces tuiles, avec ses dispositions (« Ma journée », « Mes projets », « Finances »).
Des blocs ordonnés que le studio compose librement : Brief créatif, Mots-clés de marque, Typographie, Couleurs, Références, Logo, Ton de voix, Moodboard, Applications/mockups, Ressources & liens, ajoutables, retirables, réordonnables par glisser-déposer. Chaque proposition passe de brouillon à envoyée, puis le client répond « C’est bon » ou « À revoir » (avec un mot), piste par piste ; il peut aussi refuser une piste. Sur une piste à revoir, « Nouvelle version » : vous la retouchez, elle repart au client. Les blocs encore vides tiennent sur une ligne « Proposer : … » ; renommer, déplacer ou retirer un bloc est dans son « … ».
Le questionnaire de brief : sur un bloc Brief, « Questions » vous laisse composer le vôtre (texte court ou long, un choix ou plusieurs, images, réponses obligatoires), ou partir d’un modèle (Identité visuelle, brief général). Votre client y répond depuis son lien, une question par écran, même sur son téléphone ; s’il s’arrête en route, il reprend où il en était. Ses réponses arrivent dans le bloc Brief, ses images aussi dans un bloc « Références du client ». Chaque image envoyée est vérifiée puis redessinée par nos serveurs : ce qui pourrait s’y cacher disparaît, et les informations de la photo (lieu, appareil) sont retirées.
Des jalons validés à deux, avec l’avancement global du projet visible en un coup d’œil. Les échéances de la Roadmap apparaissent automatiquement (en lecture seule) dans l’Agenda du même client. Le crayon d’un jalon le corrige (titre, phase, échéance) ou le supprime ; son statut se change sur sa carte. Quand un jalon est validé, l’étape du projet avance d’elle-même jusqu’à celle du jalon suivant (jamais en arrière : vous pouvez toujours la changer à la main).
Discussion : chaque projet a aussi sa conversation avec le client, comme une messagerie, rangée dans le projet plutôt que sur WhatsApp. Votre client écrit depuis son espace, vous répondez depuis le vôtre : les messages arrivent en quelques secondes, et « Lu » s’affiche quand il les a vus. S’il ne les lit pas, il reçoit un e-mail à votre nom (au plus une fois par demi-heure) ; de votre côté, un message non lu vous attend en tête du tableau de bord.
Mails et visios sont résumés puis validés des deux côtés : une trace commune de ce qui a été décidé, sans ambiguïté ni « je croyais qu’on avait dit… ». Une visio planifiée dans l’Agenda génère automatiquement un échange (type « visio ») une fois son compte-rendu saisi après l’appel.
Le résumé est rédigé par l’IA de Duova, un modèle libre qui tourne sur notre propre serveur, en Europe : le texte de l’échange n’est envoyé à aucun service tiers et ne sert à entraîner aucun modèle. Elle en tire un résumé, les décisions et les actions (qui fait quoi, pour quand), en une minute environ. Ce n’est pas un assistant à qui l’on pose des questions : elle ne fait que résumer, et sa réponse a toujours la même forme. L’échange reste un brouillon tant que le studio ne l’a pas relu (bouton « Modifier » au besoin, ou « Refaire avec l’IA ») puis partagé au client.
Le récap part tout seul. Dès qu’un compte-rendu est validé des deux côtés, votre client reçoit une fois, à votre nom, un e-mail qui en reprend le résumé, les décisions et qui fait quoi, avec le lien de son dossier. S’il y répond, sa réponse arrive dans le projet. Sur la carte : « Récap envoyé à … le … ». Vous pouvez couper ces récaps dans Réglages → Services.
Message ou e-mail : « Écrire à … ». En haut de chaque projet (et dans le bouton +, « Écrire au client »), un seul bouton propose les deux façons de joindre votre client. Le message part dans la Discussion du projet : instantané, dans son espace, et s’il ne le lit pas il reçoit un e-mail. L’e-mail part dans sa boîte mail, à votre nom, et sa réponse revient dans les Échanges. Les deux restent dans le projet, pour toute l’équipe. En haut de l’écran, « Messages » réunit tout : votre équipe, puis chaque client avec son dernier message ou e-mail et ce qui attend votre réponse.
Écrire un e-mail depuis Duova. Dans les Échanges d’un projet, « Écrire un e-mail » : objet, message, « Envoyer ». Le mail part à votre nom (« Camille · votre studio ») vers l’e-mail enregistré dans la fiche du client. Quand il clique sur « Répondre », sa réponse arrive toute seule dans le projet, sans l’historique cité, résumée par l’IA, et la personne qui avait écrit est prévenue par e-mail. Rien à régler dans votre boîte mail. Le mail envoyé reste dans le projet avec son auteur : toute l’équipe voit ce qui a été dit au client. Le client, lui, ne le voit pas dans son dossier (il l’a dans sa boîte mail). Sur un mail reçu, « Répondre » repart de la même façon. « Mettre quelqu’un en copie » ajoute jusqu’à cinq personnes (un collègue du client, quelqu’un de votre équipe, proposés d’un clic) : elles peuvent répondre à tous, et leurs réponses arrivent aussi dans le projet. Pour écrire, l’adresse de votre compte doit être confirmée.
Chaque conversation dans une seule carte, comme dans une boîte mail : votre mail, puis ses réponses, dans l’ordre (les plus anciens se déplient). En haut, où vous en êtes : « À vous de répondre » (le client a écrit en dernier ; ça apparaît aussi dans vos tâches du tableau de bord), « En attente de sa réponse », ou « Traité » si vous avez cliqué sur « C’est traité » (déjà répondu ailleurs, ou rien à répondre). Un mail d’un collègue mis en copie est marqué « votre équipe » et ne vous demande jamais de répondre.
Une seule adresse mail pour tout le studio. Elle est dans Réglages → Services (et en haut des Échanges de chaque projet, avec « Copier »). Tout mail qui y arrive est rangé tout seul dans le bon projet : Duova reconnaît le client à son adresse (celle de sa fiche, ou une adresse avec laquelle il vous a déjà écrit, ou le domaine de son entreprise), puis choisit le projet d’après l’objet de la conversation quand il en a plusieurs. Le mail arrive en brouillon, à son nom, résumé par l’IA ; vous le relisez, puis vous le partagez au client ou vous le supprimez. Les pièces jointes restent dans votre boîte mail ; leurs noms sont rappelés sur la carte.
Un brouillon de réponse par l’IA. Sur une conversation « À vous de répondre », touchez « Répondre » puis « Brouillon par l’IA » : elle lit les derniers messages et écrit une première version, au vouvoiement. Elle n’invente ni date, ni prix, ni engagement : ce qu’elle ne sait pas devient « [à compléter] », et Duova vous le rappelle avant l’envoi. Rien ne part sans vous.
« À classer » : un mail dont Duova ne reconnaît pas le client (une nouvelle adresse, deux clients dans le même mail) attend dans « À classer » (tuile « Mails » du tableau de bord). Choisissez son projet une fois : les mails suivants de cette adresse iront seuls au bon endroit.
« Expéditeur non vérifié » : chaque mail reçu est contrôlé (le domaine de l’expéditeur doit confirmer que c’est bien lui qui l’envoie). S’il ne le confirme pas, la carte l’affiche en orange : n’importe qui peut écrire un mail « de la part » de votre client. Un tel mail qui demande un paiement ou donne de nouvelles coordonnées bancaires se vérifie par téléphone avant d’agir.
Relier sa boîte mail (deux gestes, une fois) :
Tous vos fichiers au même endroit : Dock → Fichiers. Ceux de tous vos projets en cours, en grille (avec leur miniature) ou en liste ; une recherche (nom, client, service : « drive », « wetransfer »…), un filtre par état (chez le client, à retravailler, validés) et par projet. Un fichier s’ouvre dans son projet, pile dessus. « Ajouter » demande le projet ; sur ordinateur, glissez plusieurs fichiers sur l’écran (ou dans les Fichiers d’un projet) : ils s’ajoutent d’un coup.
Rien ne part sans vous. Un fichier ajouté arrive en brouillon : votre client ne le voit pas. Vérifiez-le, puis touchez « Envoyer au client » sur sa carte (ou « Envoyer les N au client » s’il y en a plusieurs) : c’est à ce moment que votre client est prévenu. Une nouvelle version d’un fichier déjà envoyé attend de la même façon : votre client garde la version actuelle tant que vous n’avez pas envoyé la nouvelle, et « Annuler » la retire si vous vous êtes trompé de fichier.
Les livrables sont partagés avec aperçu (image ou PDF) et approuvés par le client. Sur une image, des commentaires épinglés (façon Figma) permettent de pointer un endroit précis avec un fil de réponses Studio ↔ Client et un statut « résolu ». Une nouvelle version d’un fichier est historisée et un comparateur avant/après (curseur ou côte à côte) montre ce qui a changé. Images, PDF (12 Mo au plus) et vidéos MP4, MOV ou WebM (150 Mo au plus) s’envoient directement dans Duova.
Relecture d’une vidéo : arrêtez-la au bon moment, touchez « Commenter » puis l’image ; le commentaire garde ce moment (« 1:42 »). Les moments commentés s’alignent sous la vidéo, et toucher un commentaire y ramène la lecture. Relecture d’un PDF : il s’ouvre page par page, et chaque commentaire s’épingle sur sa page. Votre client fait de même depuis son lien.
Vos fichiers restent dans votre cloud. « Ajouter un fichier » propose : depuis cet appareil (sur iPhone et Mac, iCloud Drive y est aussi), depuis Google Drive ou depuis Dropbox : la fenêtre du service s’ouvre dans Duova, vous parcourez tout votre Drive et vous touchez un ou plusieurs fichiers ou dossiers (vidéo, fichier Illustrator, dossier de photos…), ou coller un lien pour le reste (OneDrive, WeTransfer, votre propre serveur). Chaque fichier devient un fichier du dossier comme les autres : votre client l’ouvre, le valide ou demande un ajustement, et une nouvelle version se choisit de la même façon.
Avec Google Drive, la première fois, Google vous demande d’autoriser Duova : seulement sur les fichiers que vous choisissez, jamais sur tout votre Drive. Duova active alors le partage en lecture par lien de ces seuls fichiers, pour que votre client les ouvre sans compte ; avec Dropbox, c’est Dropbox qui crée le lien. Pour un lien collé, Duova reconnaît le service et vous dit comment le partager (sur Drive : « Tous les utilisateurs disposant du lien ») ; un lien WeTransfer est signalé comme temporaire. Un dossier Drive, un fichier Drive, une vidéo YouTube ou Vimeo s’affichent même en aperçu, après un clic.
Le dossier du projet dans votre cloud se relie une fois (« Relier le dossier du projet » dans les Fichiers, ou la fiche du client) : il s’ouvre ensuite d’un clic depuis l’en-tête du dossier, et Google Drive s’ouvre directement dedans quand vous ajoutez un fichier. Lui reste pour vous et votre équipe : votre client ne le voit jamais, et son partage n’est pas touché. Pourquoi ne pas donner à Duova l’accès à tout votre Drive ? Pour que Duova ne voie jamais que ce que vous choisissez : vos autres clients restent hors d’atteinte.
L’archive de livraison assemble en un clic une archive .zip (générée dans le navigateur, sans dépendance) réunissant les fichiers validés et un LISEZMOI récapitulant l’identité approuvée : la charte condensée à remettre au client en fin de projet. Les livrables validés rangés dans votre cloud y sont listés avec leur lien.
Les devis se composent par client (lignes de prestations, TVA ou mention micro-entreprise art. 293 B), passent de brouillon à envoyé puis accepté ou refusé par le client, et s’exportent en PDF. Un devis accepté se transforme en facture brouillon en un clic (cycle brouillon → émise → payée). À l’émission, Duovavérifie les mentions obligatoires (adresse, SIRET, statut juridique, adresse du client…) et qu’elles sont justes : un SIRET, un SIREN ou un n° de TVA dont la clé de contrôle est fausse est refusé (un chiffre mal recopié), et votre n° de TVA vous est proposé d’après votre SIRET. Puis il attribue le numéro définitif (une suite sans trou ni doublon, garantie par le serveur) et fige la facture : elle ne peut plus être modifiée ni supprimée. La vue Finances agrège vos devis acceptés, en attente et en brouillon, par client, sur la période choisie (ce mois, ce trimestre, cette année, 12 mois ou tout) ; « Exporter pour le comptable » suit la même période. Ce qui reste à encaisser compte toujours, quelle que soit la période. Un devis récent s’ouvre sur lui-même, dans son projet.
Modifier un devis déjà envoyé : votre client est prévenu par e-mail de la nouvelle version. S’il l’avait accepté ou refusé, il lui revient, à accepter de nouveau. Un devis signé ou déjà facturé ne se modifie plus.
Être payé par virement : votre IBAN (Réglages → Identité → « Sur vos devis et factures ») est imprimé sur chaque facture, dans l’e-mail qui l’accompagne et sur la facture dans l’espace de votre client, avec la référence à indiquer.
Préparer un devis avec l’IA. Dans la section Devis d’un projet, « Préparer avec l’IA » : cochez ce qu’elle doit lire (le brief du client, le compte-rendu d’une visio, un mail). Elle liste les prestations demandées et leurs quantités, puis Duova reprend le prix de chaque ligne dans vos devis passés et vos modèles de projet. L’IA ne donne jamais de prix : une prestation que vous n’avez jamais chiffrée reste à 0 €, à compléter. Le devis s’ouvre en brouillon ; vous relisez tout avant de l’envoyer.
Céder vos droits d’auteur. Sur une ligne du devis, touchez © : choisissez les droits cédés (reproduction, représentation, adaptation, traduction), les supports, le territoire, la durée et si la cession est exclusive. La clause s’écrit toute seule, conforme au Code de la propriété intellectuelle (chaque droit nommé, avec son étendue, sa destination, son lieu et sa durée), et apparaît sur le devis signé puis sur la facture.
Les relances partent toutes seules, à votre nom. Un devis pas encore signé est relancé 3 jours après l’envoi, puis une dernière fois à 7 jours ; une facture en retard, le lendemain de l’échéance puis une semaine après, avec le reste à régler ; ce qui attend l’avis du client (propositions, fichiers, jalons, questionnaire) fait l’objet d’un seul mail récapitulatif, une fois par semaine au plus. Jamais le soir ni le week-end. Chaque relance se coupe dans Réglages → Services, et la carte du devis ou de la facture dit quand part la prochaine.
Le devis part signé par le studio. Tracez votre signature une fois (Réglages → Identité → « Sur vos devis et factures ») : chaque devis que vous envoyez la porte, avec votre nom et la date d’envoi. Votre client signe en face.
Votre client signe le devis en ligne. Sur un devis envoyé, il touche « Signer le devis » : un code à 6 chiffres part à l’e-mail de sa fiche (preuve que c’est bien lui ; s’il vient d’en taper un pour ouvrir son espace sur cet appareil, il y a moins d’une heure, celui-là suffit), il tape son nom, trace sa signature s’il le souhaite et coche « bon pour accord ». Le devis passe « Signé », se fige (plus de modification ni de suppression) et son PDF porte la signature. Votre client reçoit la trace par e-mail, à votre nom ; vous êtes prévenu. « Preuve de signature » sur le devis rassemble tout ce qui l’établit (le devis tel que signé et son empreinte, l’adresse e-mail vérifiée, la date et l’heure, l’adresse IP, le navigateur) et vérifie qu’il n’a pas bougé ; imprimable, et dans l’export de vos données. C’est une signature électronique simple (règlement eIDAS), valable pour un devis entre professionnels ; aucun compte à créer, ni pour vous ni pour votre client.
Le projet se prépare à la signature : tant que la Roadmap d’un projet est vide (un prospect, par exemple), l’éditeur du devis propose « Quand le client accepte, préparer le projet avec » un modèle. Dès que votre client signe ou accepte, la Roadmap et l’Univers se remplissent avec ce modèle (rien de ce qui existe n’est dupliqué), le projet passe à l’étape Exploration et vous êtes prévenu : « Projet prêt à démarrer », puis une tâche pour planifier le premier rendez-vous. Pour couper : Réglages, Services, « À votre choix ».
Une erreur sur une facture émise ? On ne la modifie pas, on émet un avoir : bouton « Corriger par un avoir » sur la facture. Il reprend toutes ses lignes pour l’annuler, ou se réduit pour n’en corriger qu’une partie. Il a sa propre suite de numéros (AV-année-001…), cite la facture corrigée, garde sa TVA, et ne peut jamais dépasser ce qui reste à corriger. Finances et l’export pour le comptable le déduisent automatiquement.
La réforme française de la facturation électronique rend la réception obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 01/09/2026, et l’émission obligatoire pour les micro-entreprises à partir du 01/09/2027. Chaque entreprise doit passer par sa propre Plateforme Agréée (PA). Duova relie la vôtre d’un bouton : Réglages → Services → « Activer la facturation électronique ». La fenêtre de SUPER PDP, Plateforme Agréée immatriculée par la DGFiP, s’ouvre : vous créez votre compte (ou vous vous connectez), SUPER PDP vérifie votre entreprise, vous autorisez Duova, et c’est fait. Si vous recevez déjà vos factures fournisseurs sur une autre plateforme (banque, comptable), décochez « Inscription annuaire » à l’étape « Accord formel » : seul l’envoi passera par SUPER PDP. Aucune clé à copier. Chaque facture ou avoir émis a ensuite son bouton « Transmettre », et son statut s’affiche sur la facture : déposée, reçue par la plateforme de votre client, approuvée, encaissée, ou refusée avec le motif. Rejetée par une plateforme (format, client introuvable) : elle n’est pas arrivée, et « Renvoyer » la fait repartir ; les envois précédents restent notés sur la facture. Refusée ou contestée par votre client : elle est arrivée, et une facture émise ne change plus, elle se corrige par un avoir (« Corriger par un avoir »). Un envoi qui n’a pas pu partir reste signalé sur la facture, avec la raison et ce qu’il faut faire, et « Réessayer ». Le SIREN de votre client doit être sur sa fiche : c’est par lui qu’on trouve sa plateforme dans l’annuaire officiel. Vous avez déjà un compte B2Brouter ? Il se branche aussi, avec sa clé. Ce n’est pas une obligation : n’importe quelle PA immatriculée convient, et un studio qui préfère la sienne peut toujours générer ses factures dans Duova et les transmettre lui-même ailleurs.
Paiement en ligne : Réglages → Services → « Activer le paiement en ligne ». La fenêtre de Mollie (prestataire de paiement européen) s’ouvre : vous créez votre compte, Mollie vérifie votre entreprise et votre compte bancaire, vous autorisez Duova. L’argent va directement chez vous ; Duova ne prend aucune commission (Mollie prend ses frais habituels). Sur un devis, indiquez un acompte à la signature (un pourcentage ou un montant) : une fois le devis signé, votre client voit « Payer l’acompte » dans son espace. Au paiement, la facture d’acompte est émise toute seule, déjà réglée, dans votre suite de numéros ; « Transformer en facture » la déduit ensuite de la facture finale. Chaque facture émise a aussi son bouton « Payer en ligne » chez le client, et passe « payée » d’elle-même dès que le paiement est reçu. Vous et votre client recevez un e-mail de confirmation. Un paiement abandonné ou refusé ne change rien.
Un appel vidéo pair à pair directement dans le dossier : bouton « Visio Duova » dans un rendez-vous de type visio, aucun logiciel tiers ni compte à créer (un lien externe Zoom/Meet reste possible si préféré). Le son et l’image vont en principe directement d’un participant à l’autre ; si vos deux réseaux ne se joignent pas (wifi d’entreprise, certains opérateurs mobiles), ils passent par le relais de Duova, chiffrés de bout en bout : le relais ne peut ni les lire ni les enregistrer.
.webm sur l’ordinateur de celui qui enregistre, jamais envoyé ni conservé sur les serveurs de Duova.Votre page de demande de projet. Réglages → Services → « Votre page de demande de projet » : mettez-la en ligne, et partagez son adresse (votre-studio.duova.fr/demande) sur votre site, vos réseaux, votre signature. Un prospect décrit son projet, laisse ses coordonnées, choisit un créneau libre, puis confirme son adresse par un code reçu par e-mail. Le projet arrive chez vous avec ses réponses dans l’Univers, le rendez-vous dans l’agenda, et une notification ; lui reçoit une confirmation à votre nom avec le lien de son espace. Les créneaux proposés tiennent compte de vos jours et heures, de vos rendez-vous dans Duova et de vos agendas personnels reliés.
Un calendrier mensuel et des listes « à venir / passés », par client et en vue transverse pour tout le studio. Rendez-vous, visios et échéances de roadmap au même endroit, chacun avec sa durée (ou « Journée entière ») et, si vous voulez, son lieu. Un rendez-vous s’ajoute aussi un par un à votre agenda (fichier .ics ou lien Google).
Votre client est invité par e-mail : quand vous posez un rendez-vous ou une visio dans son projet, il reçoit une invitation à votre nom (quand, où, votre mot), avec le fichier qui l’ajoute à son agenda. Depuis son espace, il répond « Ça me va » ou « Proposer un autre moment » (son message arrive dans les Échanges) ; vous voyez sa réponse sur le rendez-vous. Le déplacer ou l’annuler le prévient aussi. Réglages → Services → « À votre choix » pour couper ces invitations.
Synchroniser avec votre agenda (Agenda du studio → « Synchroniser », ou Réglages → Services) :
Le bouton « Lien client » en en-tête d’un projet génère un lien privé (/c/<jeton>) : aucun compte à créer côté client, il ouvre directement son dossier. « Envoyer à … par e-mail » le lui envoie à votre nom, avec un bouton « Ouvrir mon espace » ; « Copier » reste là si vous préférez l’envoyer vous-même. Ce lien n’expose et ne réintègre que le dossier ciblé, jamais l’identité du studio dans son ensemble, ni les autres clients. Son accès se coupe à tout moment depuis le même bouton (« Couper l’accès maintenant »), un nouveau lien se génère ensuite, et il peut expirer au bout de 24 heures, 7, 30 ou 90 jours. Les fichiers du dossier suivent le lien : révoqué ou expiré, il ne donne plus accès à aucun fichier.
Un code sur un nouvel appareil : la première fois que le lien s’ouvre sur un téléphone ou un ordinateur, votre client reçoit un code à 6 chiffres à l’adresse de sa fiche et le tape une fois. Cet appareil s’ouvre ensuite directement pendant 30 jours. Un lien transféré à quelqu’un d’autre reste donc fermé : il faudrait aussi sa boîte mail. Dans la fenêtre « Lien client », vous voyez ses appareils reconnus et pouvez en retirer un. Activé d’office ; vous pouvez le couper pour un client qui ne reçoit pas le code. Sans adresse e-mail sur la fiche, le lien s’ouvre sans code : ajoutez-la. Vous, connecté à votre studio, ouvrez le lien sans code.
Votre adresse à votre nom : dans Réglages, Services, « Votre adresse pour vos clients », choisissez un nom (par exempleatelier-cannelle) et touchez « Activer ». Vos clients ouvrent alors leur espace sur atelier-cannelle.duova.fr, avec le cadenas de sécurité créé tout seul. Rien à régler de votre côté. Seul l’espace de vos clients s’ouvre à cette adresse ; vous continuez de travailler sur duova.fr. Inclus pendant la bêta.
Votre propre domaine, en option : sous « Ou votre propre domaine (avancé) », tapez un sous-domaine de votre site (par exemple clients.votrestudio.fr). Duova donne la ligne à ajouter chez l’hébergeur de votre nom de domaine (OVH, Gandi, Ionos…) : un enregistrement CNAME vers duova.fr. Ce n’est pas vous qui gérez votre site ? « Envoyer à mon webmaster » prépare l’e-mail avec les consignes. Touchez ensuite « Vérifier » ; dès que la ligne est visible, les liens de vos clients prennent ce domaine.
Les réglages ont leur propre page (le menu du studio, sur son nom en haut à gauche) : les rubriques à gauche sur ordinateur, en liste sur téléphone. Identité : nom, accroche, initiales, contact, et ce qui s’imprime sur vos devis et factures ; un encart vous dit ce qu’il manque pour pouvoir émettre une facture. Chaque champ s’enregistre tout seul quand vous le quittez. Apparence : votre couleur (roue chromatique) et vos polices, appliquées en direct, avec un aperçu de ce que voient vos clients.
Services : ce que vous pouvez activer dans Duova, avec un bouton chacun : vos factures sur le réseau officiel (SUPER PDP, sans clé à copier), le paiement en ligne de vos clients (Mollie), votre agenda (Google, iPhone, Outlook), les mails de vos clients rangés dans leur projet ; puis tout ce qui marche déjà sans rien activer. Compte & sécurité : double authentification, installation de l’application, export et suppression du compte. Aide : le tuto, la visite guidée, ce guide.
Invitez vos collègues dans votre studio : Réglages studio → Équipe → « Inviter quelqu’un ». Duova crée un lien d’invitation à envoyer par message ou par e-mail : valable 7 jours, pour une seule personne. En l’ouvrant, votre collègue donne son e-mail, ouvre le lien de confirmation qu’il reçoit, puis choisit son mot de passe : son adresse est ainsi vérifiée, et il retrouve tous les dossiers clients du studio.
Chacun travaille sur les mêmes dossiers : si deux personnes enregistrent en même temps, Duova fusionne leurs modifications au lieu d’écraser celles de l’autre. Les changements d’un collègue apparaissent d’eux-mêmes, en moins d’une minute. Vous seul·e, propriétaire du studio, gérez l’équipe, la facturation électronique et la suppression du studio. Retirer un membre supprime son compte et coupe son accès immédiatement, sur tous ses appareils.
Tâches : dans chaque projet, la section Tâches répartit le travail. Une tâche a un titre, la personne qui s’en charge et une échéance ; elle passe de « À faire » à « En cours » puis « Terminé ». Le filtre « Les miennes » montre ce qui vous revient, et une tâche en retard remonte dans le tableau de bord. Votre client ne voit jamais cette section. Seul dans le studio ? Elle sert de pense-bête et de notes privées, sans « qui s’en charge ».
Messages : le bouton « Messages » en haut de l’écran ouvre la messagerie du studio, sans quitter ce que vous faites. En haut, votre équipe : le fil commun (« Toute l’équipe ») et un message direct avec chaque personne ajoutée à l’équipe, avec un point vert pour qui est en ligne (Duova ouvert à l’écran) et « Vu il y a 5 min » pour les autres. Un message direct n’est lu que par ses deux personnes. Dessous, vos clients : la Discussion de chaque projet, qui s’ouvre dans son projet. Le chiffre sur le bouton compte tout ce que vous n’avez pas lu. Vos clients ne voient jamais les messages de l’équipe.
Créer, modifier, archiver (réversible : le dossier reste intact et ouvrable, juste sorti des listes actives) ou supprimer (irréversible : efface tout le contenu du dossier et révoque son lien client) un client, depuis le Carnet d’adresses (Dock → Clients → « Carnet d’adresses ») ou l’éditeur du client. Les vues Finances gardent l’historique d’un client même archivé. Le dossier d’exemple (« Atelier Cannelle (démo) ») ne compte ni dans vos tâches ni dans vos chiffres ; « Retirer l’exemple » l’enlève quand vous n’en avez plus besoin.
Chercher dans tous vos projets : la barre du haut (raccourci ⌘K ou Ctrl+K) trouve un client ou un projet, mais aussi ce qu’il y a dedans : un mot d’un mail, d’une transcription de visio, d’une note, un fichier ou un commentaire, une proposition, un devis ou une facture, un jalon, un rendez-vous. Accents et majuscules ne comptent pas ; plusieurs mots doivent tous y être. Un clic (ou Entrée) ouvre le projet directement sur l’élément, mis en évidence. Les projets archivés sont trouvés aussi, en dernier. Tout se passe dans votre navigateur : ce que vous tapez n’est envoyé nulle part.
Le tuto de première connexion et la visite guidée du tableau de bord sont rejouables à tout moment depuis Réglages → Aide. Le dossier de démonstration reste disponible dans le Carnet d’adresses pour explorer une fonctionnalité sans toucher à un vrai client. Une question, un bug, une idée ? hello@duova.fr.